Chcesz zmienić zgody na pliki cookies dla tej przeglądarki?
1. Administrator Danych Osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w ramach serwisu internetowego faktup.pl oraz powiązanej aplikacji mobilnej i API FaktUp jest:
Arimonit sp. z o.o.
NIP: 9721294775, REGON: 381838634, KRS: 0000757938
E-mail do kontaktu w sprawach prywatności: kontakt@aiinvoice.eskp.pl lub arimonit@eskp.pl.
2. Jakie dane przetwarzamy i z jakich źródeł
W zależności od sposobu i zakresu korzystania z usług FaktUp, przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:
- Dane kontaktowe i identyfikacyjne: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa przedsiębiorstwa, numer NIP, podawane m.in. w formularzu kontaktowym lub podczas rejestracji konta.
- Dane dotyczące integracji z KSeF: identyfikatory firmowe, uprawnienia i szyfrowane tokeny autoryzacyjne przekazane w celu pobierania lub wysyłania faktur.
- Dane faktur i kontrahentów: numery faktur, numery KSeF, kwoty netto/brutto/VAT, pozycje towarowe, daty wystawienia i sprzedaży, dane kontrahentów (w tym jednoosobowych działalności gospodarczych), statusy akceptacji lub odrzucenia dokumentów.
- Zapytania i konwersacje z AI Analizą: treść pytań kierowanych w języku naturalnym do modułu asystenta AI oraz wygenerowane odpowiedzi analityczne.
- Dane urządzeń i powiadomień: unikalne identyfikatory urządzeń, tokeny push (Firebase / APNs), wersja aplikacji, model urządzenia.
- Dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, logi serwera www, data i godzina żądań, informacje diagnostyczne, identyfikatory plików cookies.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania (RODO)
Dane osobowe przetwarzane są na podstawie przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO):
- Świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): realizacja umowy, obsługa konta, pobieranie faktur z KSeF, nadawanie statusów, generowanie powiadomień push oraz wystawianie dokumentów.
- Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): realizacja obowiązków podatkowo-księgowych oraz przepisów o e-doręczeniach i KSeF.
- Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): obsługa zapytań z formularza kontaktowego, zapewnienie bezpieczeństwa IT, ochrona przed nadużyciami (reCAPTCHA), diagnostyka błędów, ewentualne dochodzenie lub obrona przed roszczeniami prawnymi.
- Zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): wykorzystywanie opcjonalnych plików cookies (analitycznych/marketingowych) oraz komunikacja handlowa, jeżeli użytkownik wyraził na to odrębną zgodę.
4. Pliki cookies i technologie pokrewne
Serwis faktup.pl wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) oraz pamięć lokalną przeglądarki (localStorage / sessionStorage). Dzielimy je na następujące kategorie:
- Cookies niezbędne (Techniczne): konieczne do prawidłowego funkcjonowania serwisu, utrzymania sesji, zapamiętania wybranego motywu (jasny/ciemny) oraz zapisu decyzji o zgodach. Działają zawsze i nie wymagają zgody.
- Cookies funkcjonalne: umożliwiają korzystanie z zaawansowanych funkcji interfejsu oraz zabezpieczeń antyspamowych (np. mechanizm Google reCAPTCHA w formularzach).
- Cookies analityczne: pomagają nam zbierać anonimowe statystyki ruchu i interakcji, co pozwala na optymalizację działania strony i aplikacji (uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody).
- Cookies marketingowe / profilujące: wykorzystywane do dopasowania przekazu promocyjnego (uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu odrębnej zgody).
5. Zarządzanie zgodami cookies
Użytkownik ma pełną kontrolę nad instalowanymi plikami cookies. W każdej chwili możesz otworzyć centrum preferencji, klikając poniższy przycisk lub link w stopce strony:
Możesz również zablokować lub usunąć pliki cookies bezpośrednio w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge). Ograniczenie cookies niezbędnych może jednak wpłynąć na dostępność wybranych funkcji serwisu.
6. Integracja z KSeF i bezpieczeństwo dokumentów
Aplikacja FaktUp łączy się z Krajowym Systemem e-Faktur w celu synchronizacji danych o fakturach i ich statusach. Połączenie realizowane jest z wykorzystaniem szyfrowanego protokołu TLS/HTTPS, a tokeny autoryzacyjne podlegają bezpiecznemu szyfrowaniu po stronie serwera.
FaktUp sprawdza KSeF cyklicznie i generuje powiadomienie push po wykryciu nowego dokumentu. Odpowiedzialność za poprawność merytoryczną danych finansowych oraz ostateczne decyzje księgowe spoczywa na użytkowniku i współpracującym z nim biurze rachunkowym.
7. AI Analiza — rozmowa o fakturach
Funkcja AI Analizy umożliwia zadawanie pytań w języku naturalnym o zestawienia kosztów, kontrahentów i pozycje faktur. Dane przekazywane do przetwarzania są ograniczone wyłącznie do zakresu niezbędnego do udzielenia odpowiedzi.
Modele sztucznej inteligencji pełnią funkcję wyłącznie pomocniczą i doradczą, nie podejmują automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne ani nie stanowią doradztwa podatkowego.
8. Odbiorcy danych
Państwa dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom wspierającym realizację usług:
- Dostawcom hostingu, serwerów i infrastruktury chmurowej,
- Dostawcom usług powiadomień push (np. Google Firebase, Apple APNs),
- Dostawcom rozwiązań bezpieczeństwa i ochrony antyspamowej (Google reCAPTCHA),
- Dostawcom systemów wysyłki poczty elektronicznej (SMTP),
- Podmiotom świadczącym usługi wsparcia technicznego i programistycznego,
- Uprawnionym organom państwowym, jeżeli obowiązek taki wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
9. Okres przechowywania danych (retencja)
Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:
- Dane konta i integracji: przez czas aktywnego korzystania z usługi lub do momentu żądania usunięcia konta przez użytkownika,
- Dane z formularza kontaktowego: przez czas niezbędny do obsługi zapytania oraz ewentualnej dalszej korespondencji,
- Dane rozliczeniowe i księgowe: przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (zwykle 5 lat od końca roku kalendarzowego),
- Dane techniczne i logi: przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności systemów (zwykle do 90 dni).
10. Twoje prawa na gruncie RODO
Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
- Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO): prawo do uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz kopii danych,
- Prawo do sprostowania (art. 16 RODO): prawo do poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
- Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO): w przypadkach określonych w przepisach RODO,
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): wstrzymanie operacji na danych w określonych sytuacjach,
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie i przesłanie innemu administratorowi,
- Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- Prawo do cofnięcia zgody: w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
W celu realizacji swoich praw prosimy o kontakt e-mailowy pod adresem: kontakt@aiinvoice.eskp.pl.
Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO.
12. Zmiany Polityki Prywatności
Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w związku z rozwojem funkcjonalności serwisu FaktUp lub zmianami w przepisach prawa. Nowa wersja polityki obowiązuje od momentu jej opublikowania na niniejszej podstronie.