1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach AIInvoice jest operator usługi AIInvoice. Pełne dane przedsiębiorcy, adres siedziby i dane rejestrowe należy uzupełnić przed komercyjnym uruchomieniem sprzedaży.
Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@aiinvoice.eskp.pl.
2. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od sposobu korzystania z usługi możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
- dane kontaktowe podane w formularzu, takie jak imię, nazwisko, email, firma i treść wiadomości,
- dane firmy, w tym nazwa, NIP, adres, identyfikatory konta i konfiguracja integracji,
- dane urządzeń, tokeny push, identyfikatory instalacji aplikacji i ustawienia powiadomień,
- dane faktur pobranych z KSeF lub utworzonych w aplikacji, w tym metadane, kontrahenci, kwoty, statusy i historia decyzji,
- dane techniczne, takie jak adres IP, logi serwera, data i godzina żądań oraz informacje diagnostyczne.
3. Cele przetwarzania
Dane przetwarzamy w celu świadczenia usługi AIInvoice, obsługi integracji z KSeF, wysyłania powiadomień push, prezentowania statusów faktur, umożliwienia wystawiania prostych faktur, generowania analiz wydatków, obsługi kontaktu, bezpieczeństwa, diagnostyki oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
4. Podstawy prawne
Podstawą przetwarzania danych może być wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, prawnie uzasadniony interes administratora, obowiązek prawny albo zgoda użytkownika, jeżeli jest wymagana dla konkretnej funkcji.
5. KSeF i dane faktur
AIInvoice może łączyć się z KSeF w celu pobierania informacji o fakturach oraz wysyłania dokumentów, jeżeli użytkownik włączy taką funkcję i zapewni wymagane uprawnienia. Dane faktur mogą zawierać dane kontrahentów i osób prowadzących działalność gospodarczą.
Tokeny i dane dostępowe powinny być chronione. W systemie mogą być przechowywane w formie szyfrowanej lub w inny sposób ograniczający dostęp techniczny.
6. Powiadomienia push
Do wysyłki powiadomień push aplikacja może korzystać z usług dostawców systemowych, takich jak Firebase Cloud Messaging, Apple Push Notification service albo analogiczne mechanizmy platform mobilnych. W tym celu przetwarzane są identyfikatory urządzeń i tokeny powiadomień.
7. Funkcje AI
Jeżeli użytkownik korzysta z analizy wydatków lub asystenta faktur, wybrane dane faktur mogą zostać przetworzone przez modele AI wykorzystywane przez operatora. Zakres danych powinien być ograniczany do informacji potrzebnych do przygotowania odpowiedzi lub analizy.
Analizy AI mają charakter pomocniczy i nie powinny być traktowane jako porada podatkowa, prawna lub finansowa.
8. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym działanie usługi, w szczególności dostawcom hostingu, infrastruktury IT, usług powiadomień push, poczty email, narzędzi analitycznych oraz usług AI. Dane mogą być także udostępniane uprawnionym organom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
9. Okres przechowywania
Dane przechowujemy przez okres potrzebny do świadczenia usługi, obsługi zgłoszeń, rozliczeń, bezpieczeństwa i realizacji obowiązków prawnych. Dane kontaktowe z formularza mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania i dalszej komunikacji handlowej, chyba że użytkownik zażąda ich usunięcia wcześniej, a brak jest innej podstawy prawnej do przetwarzania.
10. Prawa użytkownika
Użytkownik ma prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Użytkownik ma także prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Cookies i pamięć lokalna
Strona internetowa może wykorzystywać niezbędne mechanizmy techniczne, takie jak pamięć przeglądarki lub podstawowe cookies, w celu prawidłowego działania formularzy, bezpieczeństwa i diagnostyki. Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone narzędzia marketingowe lub analityczne wymagające zgody, polityka zostanie uzupełniona.
12. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne dobrane do ryzyka, w tym ograniczanie dostępu, szyfrowanie wybranych danych, kontrolę uprawnień i logowanie zdarzeń technicznych. Żaden system nie gwarantuje jednak pełnej odporności na wszystkie zagrożenia.
13. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana wraz z rozwojem AIInvoice, zmianami prawnymi lub zmianą dostawców technologicznych. Aktualna wersja dokumentu będzie publikowana na stronie internetowej.