1. Postanowienia ogólne
Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji mobilnej i serwisu AIInvoice, które wspierają obsługę faktur KSeF, powiadomień push, statusów faktur, prostego wystawiania faktur oraz analizy wydatków.
Operatorem usługi jest AIInvoice. Pełne dane przedsiębiorcy, adres siedziby i dane rejestrowe należy uzupełnić przed komercyjnym uruchomieniem sprzedaży.
Kontakt z operatorem: kontakt@aiinvoice.eskp.pl.
2. Definicje
AIInvoice oznacza aplikację mobilną, serwis internetowy oraz powiązane API. Użytkownik oznacza osobę korzystającą z aplikacji w imieniu własnym lub firmy. KSeF oznacza Krajowy System e-Faktur. Faktura oznacza dokument pobrany z KSeF, utworzony w aplikacji albo przetwarzany w celu nadania statusu.
3. Zakres usługi
AIInvoice może udostępniać w szczególności: powiadomienia push o nowych fakturach, listę faktur i ich szczegóły, statusy akceptacji lub odrzucenia faktur, prosty formularz wystawiania faktury do KSeF, krótkie analizy wydatków oraz panel umożliwiający księgowej sprawdzenie statusów faktur.
Usługa nie zastępuje biura rachunkowego, doradcy podatkowego ani systemu finansowo-księgowego. Użytkownik odpowiada za poprawność danych, decyzje księgowe i zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami.
4. Konto, firma i urządzenia
Do korzystania z części funkcji może być wymagane zarejestrowanie firmy, urządzenia lub konta użytkownika. Użytkownik powinien podawać prawdziwe dane oraz chronić dostęp do urządzeń i tokenów autoryzacyjnych.
W pakiecie Free użytkownik może korzystać z maksymalnie 3 urządzeń. W pakiecie Premium limit wynosi 10 urządzeń, chyba że strony ustalą inaczej.
5. Integracja z KSeF
Korzystanie z funkcji KSeF wymaga udzielenia właściwej autoryzacji lub przekazania danych umożliwiających połączenie z KSeF. Użytkownik oświadcza, że ma prawo działać w imieniu firmy, której dane przetwarza.
Operator dokłada staranności, aby komunikacja z KSeF była wykonywana poprawnie, jednak dostępność i działanie KSeF zależą od systemów administracji publicznej oraz warunków technicznych niezależnych od operatora.
6. Statusy faktur
Użytkownik może oznaczać faktury statusami, np. do księgowania, odrzucona albo do wyjaśnienia. Statusy mają charakter organizacyjny i pomagają ograniczyć wymianę maili oraz telefonów między firmą a księgowością.
Ostateczna kwalifikacja księgowa, podatkowa i formalna dokumentu pozostaje po stronie użytkownika i jego księgowości.
7. Wystawianie faktur
Funkcja wystawiania prostej faktury do KSeF służy do obsługi podstawowych scenariuszy sprzedaży. Przed wysłaniem dokumentu użytkownik powinien sprawdzić dane kontrahenta, pozycje faktury, kwoty, stawki podatku oraz pozostałe wymagane informacje.
8. Analizy AI
Analizy wydatków generowane przez AIInvoice mają charakter pomocniczy i informacyjny. Mogą wskazywać trendy, powtarzalne koszty albo nietypowe zmiany, ale nie stanowią porady podatkowej, prawnej ani finansowej.
9. Pakiety i płatności
Pakiet Free obejmuje powiadomienia push, do 3 urządzeń oraz statusy faktur. Pakiet Premium obejmuje powiadomienia push, do 10 urządzeń, statusy faktur, szczegóły faktur, wystawianie prostej faktury do KSeF oraz analizę wydatków.
Ceny prezentowane na stronie mogą być cenami promocyjnymi lub startowymi. Szczegółowe warunki płatności, fakturowania i okresu rozliczeniowego mogą zostać doprecyzowane w ofercie lub panelu płatności.
10. Dostępność i zmiany
Operator może rozwijać, zmieniać lub czasowo ograniczać funkcje aplikacji, zwłaszcza gdy wynika to ze zmian KSeF, bezpieczeństwa, prac serwisowych lub rozwoju produktu. Operator dąży do informowania użytkowników o istotnych zmianach z rozsądnym wyprzedzeniem.
11. Odpowiedzialność
Operator odpowiada za działanie usługi w zakresie przewidzianym przez obowiązujące prawo. Operator nie odpowiada za błędne dane wprowadzone przez użytkownika, decyzje księgowe podjęte na podstawie statusów, awarie systemów zewnętrznych ani skutki korzystania z usługi niezgodnie z regulaminem.
12. Reklamacje i kontakt
Reklamacje, pytania i zgłoszenia techniczne można wysyłać na adres kontakt@aiinvoice.eskp.pl. Zgłoszenie powinno zawierać opis problemu, dane kontaktowe oraz, jeżeli to możliwe, identyfikator firmy lub urządzenia.
13. Dane osobowe
Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności AIInvoice.
14. Postanowienia końcowe
Regulamin podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa. Przed uruchomieniem sprzedaży regulamin powinien zostać uzupełniony o pełne dane operatora i zweryfikowany pod kątem finalnego modelu biznesowego.